Wat is een PIM systeem? Wanneer een Magento-webshop er een nodig heeft

Wat is een PIM systeem?

Een PIM systeem is software voor product information management. Het bevat alles wat je over een product weet: namen, omschrijvingen, technische attributen, varianten, categorieën, afbeeldingen, documenten en vertalingen. Je team werkt op één plek aan die data, en het PIM stuurt de afgeronde, goedgekeurde versie naar elk kanaal dat hem nodig heeft.

Het kernidee is één bron van waarheid. In plaats van hetzelfde product te bewerken in Magento, in een marktplaatsaccount, in een spreadsheet voor een leverancier en in een printcatalogus, bewerk je het één keer in het PIM. Elk kanaal krijgt daarna de velden, de taal en het formaat die het verwacht.

Typische functies van PIM software zijn attribuutfamilies, volledigheidscontroles per kanaal en taal, bulkbewerking, import- en exportregels, gebruikersrollen met goedkeuringsstappen en een API waar andere systemen uit kunnen lezen.

Wat een PIM systeem niet is

PIM wordt vaak verward met andere systemen die ook productdata bevatten. Het verschil zit in waar elk systeem verantwoordelijk voor is.

• ERP: het ERP regelt orders, voorraad, inkoop, prijzen en facturen. Het kent het artikelnummer en de kostprijs, maar is zelden de juiste plek om marketingteksten in vijf talen te schrijven. Een PIM neemt meestal de basisgegevens uit het ERP over en voegt de rijke content toe.
• DAM: digital asset management bewaart en ordent afbeeldingen, video’s en bestanden. Veel PIM systemen hebben basisfuncties voor DAM, maar een apart DAM gaat verder met rechten, versies en mediaworkflows.
• Magento-catalogus: Magento 2 kan zelf attributen, attribuutsets, store views en vertalingen beheren. Maar het is gebouwd om te verkopen, niet om data voor andere kanalen voor te bereiden, en het heeft geen ingebouwde workflow om productcontent te verrijken en goed te keuren voordat die live gaat.

Signalen dat je Magento-webshop een PIM systeem nodig heeft

Er is geen vast aantal producten waarbij een PIM nodig wordt. Dit zijn de situaties waarin we Magento-teams zonder PIM zien worstelen.

• Je verkoopt via meerdere kanalen, zoals je Magento-webshop, Amazon, eBay, Bol, Trendyol of Google Shopping, en elk kanaal vraagt net iets andere data.
• Je hebt meerdere talen of store views, en vertalingen worden met de hand gekopieerd of staan in spreadsheets.
• Productdata komt van veel leveranciers in verschillende formaten, en elke keer moet iemand die opschonen en koppelen.
• Je producten hebben veel technische attributen, bijvoorbeeld onderdelen, elektronica, meubels of B2B-catalogi, en filters werken niet meer als waarden niet consistent zijn.
• Meerdere mensen bewerken producten, niemand weet welke versie klopt, en er is geen goedkeuringsstap voordat data live gaat.
• Een nieuw product lanceren duurt dagen, omdat teksten, afbeeldingen en attributen van verschillende plekken moeten komen.

Herken je er twee of meer, dan is een PIM systeem het bekijken waard.

Hoe een PIM systeem koppelt met Magento 2

Het PIM vervangt Magento niet. Magento blijft verantwoordelijk voor de storefront, de checkout, klanten en orders. Het PIM levert de afgeronde productdata aan. In de meeste projecten ziet de flow er zo uit.

1. Basisgegevens zoals SKU, EAN en soms voorraad en prijs komen uit het ERP of uit leveranciersbestanden.
2. Je team verrijkt de producten in het PIM: teksten, attributen, categorieën, afbeeldingen en vertalingen.
3. Het PIM controleert de volledigheid per kanaal en taal, en een redacteur keurt het product goed.
4. Een connector of een koppeling via de API’s stuurt het product naar Magento 2, met de juiste attribuutsets, store views en afbeeldingen.
5. Orders, klanten en voorraadupdates blijven tussen Magento en het ERP. Het PIM gaat alleen over productcontent.

In de connector zit het meeste werk. Attribuuttypes, optiewaarden, configureerbare producten en multi-store-opzetten moeten zorgvuldig gekoppeld worden, en de eerste volledige synchronisatie moet altijd op een stagingkopie van de webshop draaien.

PIM software vergeleken

Er zijn veel PIM systemen op de markt. Deze vier worden vaak overwogen voor Magento-webshops. De tabel beschrijft ze zoals ze zichzelf vandaag presenteren. Licenties en edities veranderen, dus check de actuele voorwaarden voordat je kiest.

Andere bekende namen zijn Salsify, inriver en Ergonode. De juiste keuze hangt minder af van functielijsten en meer van je datamodel, je kanalen, wie het systeem host en onderhoudt, en hoe goed het koppelt met Magento 2.

Zo begin je met een PIM systeem

Een PIM-project is vooral een dataproject. De software is het makkelijke deel. Met deze stappen houd je het overzichtelijk.

1. Breng je data in kaart: waar productinformatie nu staat, wie die wijzigt en welke kanalen die gebruiken.
2. Ontwerp het datamodel: attributen, attribuutfamilies, categorieën, varianten en welke velden per kanaal verplicht zijn.
3. Leg kanalen en talen vast en bepaal welke data elk kanaal krijgt.
4. Schoon de data op en importeer die, eerst met één categorie als pilot in plaats van de hele catalogus.
5. Koppel Magento 2 en andere kanalen, en test de synchronisatie op staging voordat die de live webshop raakt.
6. Stel gebruikersrollen en een goedkeuringsworkflow in, en train de mensen die elke dag in het PIM werken.

Begin klein, meet hoe lang het lanceren van een product duurt voor en na, en breid het PIM kanaal voor kanaal uit.

Wanneer je nog geen PIM nodig hebt

• Je verkoopt een paar honderd eenvoudige producten in één taal, via één kanaal.
• Eén persoon beheert alle productdata, en fouten zijn zeldzaam.
• Je producten hebben weinig attributen en geen varianten.

Dan zijn nette attribuutsets in Magento 2 en een goede importroutine vaak genoeg. Plan het datamodel zo dat je later een PIM kunt toevoegen zonder opnieuw te beginnen.

MageBooster en UnoPim

MageBooster is officiële UnoPim-partner en werkt elke dag met Magento 2-, Mage-OS- en Hyvä-webshops. We installeren UnoPim op je server, in Docker of in de cloud, ontwerpen de attributen, families, categorieën en kanalen rond je producten en koppelen je webshop, ERP en marktplaatsen. Gebruik je al Akeneo, dan migreren we producten, varianten, categorieën, attributen, families, kanalen, talen, afbeeldingen en bestanden, en blijven de koppelingen tussen records behouden. Een basis-PIM duurt ongeveer 10 dagen, projecten met ERP-koppelingen of complexe outputs ongeveer 2 maanden.

Bekijk onze UnoPim-diensten →

Magento 2-ontwikkeling →

Wij nemen contact met je op

Laat je gegevens en het adres van je webshop achter. We bekijken eerst je webshop en nemen binnen één werkdag contact op, via telefoon, WhatsApp of e-mail, wat jij het liefst hebt.